In blog @ca

Desembre i gener són habitualment mesos de gran activitat en l’àmbit de les licitacions. Freqüentment les administracions fan publiques noves contractacions o s’adjudiquen expedientsen aquestes dates per tal de poder iniciar el contracte amb el nou any. Això suposa un estrès addicional per complir amb els terminis, i perquè coincideix en el temps amb reunions, informes, festius, vacances de l’equip …

Per això, és important assegurar que en aquetes dates es disposa del suport adequat per assumir nous expedientes o gestionar les vostres contractacions.

Planificar amb temps

Dedicar temps a planificar aquestes setmanes i anticipar les necessitats us ajudarà a reduir l’estrès i a assumir amb més facilitat les puntes de treball i els imprevistos:

  • Reviseu el calendari. A banda dels dies festius, incloeu en la planificació les reunions d’empresa i aquelles tasques que cal completar en aquest període i que us restaran temps en la preparació i gestió dels contractes.
  • Assegureu-vos de comptar amb l’equip necessaris per assumir qualsevol expedient que arribi en l’últim moment.
  • Informeu-vos anticipadament de les dates en les quals no seran a l’oficina les persones de referència dels departaments claus, i qui serà la persona de contacte en la seva absència.
  • Identifiqueu aquells contractes que poden prorrogar-se o ser modificats aquestes setmanes.
  • Comproveu que els repositoris de documentació que podeu necessitar estan complets i actualitzats.

Definir escenaris i polítiques

Dit altrament, prepareu-vos pel “què passa si …”. Sempre hi ha situacions que no podem preveure, però identificar possibles escenaris i cóm actuar ens ajuda a clarificar què fer i a trobar solucions. ¿Què passa si arriba un expedient i a la data de lliurament no hi és l’apoderat? ¿Què passa si no podem presentar dins del termini perquè el nostre tècnic de referència no hi és a l’oficina? ¿Cóm prioritzem els expedientes si tots arriben per les mateixes dates?… Arribat el moment, us resultarà més fàcil resoldre la qüestió si compteu amb una política que clarifiqui la presa de decisions.

Delegar amb una guia.

De vegades queden temes pendents que hem de transferir a una altra persona en la nostra absència. La qüestió és que no hauríem de delegar res sense unes notes de cóm cal fer la feina. La persona a la que confiem la tasca no sempre està al corrent de tots els detalls o dels processos. Per això mateix, és una bona idea incloure una nota detallant què fer amb la tasca, les persones a contactar i els passos a seguir. Pot sembla a simple vista innecessari, amb tot, contribueix a resoldre el tema de forma satisfactòria i us estalviarà temps en tornar.

Disposar d’un servei de suport per al vostre equip

Quan normalment es preparen i manegen les contractacions dins de l’empresa, és fa difícil la idea de comptar amb suport extern. Però això no té perquè ser complicat. Disposar d’un servei de suport ajudarà el vostre equipo a fer front a la càrrega de treball pròpia d’aquestes dates. A més també podeu aprofitar aquests dies per ocupar-vos de temes pels quals no es disposa habitualment de temps, alhora que el dia a dia queda .També podeu aprofitar aquests dies per ocupar-vos de temes pels quals habitualment no disposeu de temps, mentre el dia a dia queda cobert.

Els nostres serveis poden proporcionar-vos major o menor suport d’acord amb les vostres necessitats. Des de la preparació d’expedients a la gestió de tasques del cicle de vida dels vostres contractes, passant per l’elaboració d’informes, bases de dades o posar al dia els vostres arxius.

Per obtenir més informació sobre els nostres serveis, contacteu-nos en el telèfon 603.872.005 o en el correu info@texidotenders.com

Entrades recents