In blog @ca

Licitar pot ser una bona oportunitat de negoci, però també un procés estressant i, en ocasions, complex. Per això, tenir en compte aquests cinc punts bàsicsus ajudaran en la preparació dels vostres expedients.

1. Planificar

No espereu a que es publiqui la convocatòria per establir les vostres polítiques i definir les estratègies pel producte. Valideu també els termes i condicions generals del vostre servei. Treballar prèviament aquests aspectes us ajudarà a aclarir el vostre posicionament i els vostres processos interns per licitar.

Sempre que sigui possible anticipeu necessitats (materials, certificacions, traduccions, etc.). Una revisió dels vostres reservoris de documentació us permetrà completar-los i actualitzar-los. Tenir-los a punt us estalviarà temps que podeu dedicar a cobrir una necessitat de darrer moment (per exemple, preparar un material que se us sol·licita per primera vegada).

Una cop publicada la convocatòria, afegiu a la vostra agenda el termini de presentació i reserveu el temps suficient per preparar la vostra proposta. Licitar és un procés que pot portar-vos molt més temps del que sembla a primera vista. Les presses, especialment quan els terminis de presentació són curts, no contribueixen a estructurar una oferta consistent i fins i tot poden portar-vos a cometre errors, no sempre esmenables.

Una bona pràctica per organitzar-se és comptabilitzar el temps necessari per preparar l’expedient amb planificació inversa,és a dir, planificant totes les activitats que us calen i llur durada, incloent-hi la reserva de temps per a revisions, partint de la data límit de presentació cap a enrere. Això us donarà una idea del temps disponible i de la càrrega de treball, i permetrà organitzar-vos millor.

2. Llegir la documentació al complet

Un cop hagueu identificat un expedient en el qual us interessa participar-hi, obteniu al més aviat possible els plecs i documentació. Per estar al corrent de qualsevol canvi i actualització, així com per rebre informació rellevant sobre el procés, és convenient subscriure’s a l’expedient. En l’actualitat moltes plataformes faciliten aquest servei de subscripció.

Llegiu detingudament els termes i condicions de la contractació. Una primera lectura pot informar-vos de les dades clau de l’expedient (termini, productes, preus de sortida, criteris d’avaluació, requisits), però no decidiu la vostra participació fins a haver llegit la documentació per complet i detalladament. En ocasions, les condicions de la contractació no s’ajusten al servei que la vostra empresa pot prestar.

A mesura que reviseu els plecs, preneu notes i aclariu aquells punts sobre els quals teniu dubtes. Anoteu també a la vostra agenda les dates clau de l’expedient per tenir-les a mà.

3. Comprendre els criteris d’avaluació

Un aspecte important en la licitació és comprendre els requisits exigits i com serà avaluada l’oferta.Abans de decidir la vostra participació i de començar a preparar les documentacions, aclariu aquells aspectes que us plantegen dubtes. En cas contrari, pot ser que passeu per alt informació rellevant per perfilar la vostra oferta o, fins i tot, que aquesta no sigui valorada adequadament. Confirmeu, doncs, que podeu donar resposta als criteris exigits i valideu amb el vostre equip les condicions específiques per la contractació i aquells elements que conformaran la vostra proposició.

En elaborar l’oferta és possible que part de la informació emprada pugui ser reutilitzada en el futur. Això us suposarà un important estalvi de temps, però no oblideu adaptar i personalitzar aquesta informació d’acord amb cada expedient i als criteris d’avaluació exigits. Licitar ve a ser un examen en el qual cal respondre al que ens pregunten. Per això, incloeu en la vostra proposició la informació necessària i significativa, però no sobrecarregueu la documentació amb dades extra que no es prendran en consideració. Penseu a més en la persona que ha de llegir la vostra proposta i poseu-li-ho fàcil amb una documentació ordenada, llegible i que segueix el format exigit.

4. Dos veuen més que un

Abans de presentar la vostra proposició, demaneu que la revisi algú més a part vostre. Un segon parell d’ulls us ajudaran a confirmar que tot està correcte i a detectar possibles errors o inconsistències. Això inclou l’ortografia dels escrits.

Poseu especial atenció a verificar l’oferta econòmica, especialment si cal emplenar-la en diferents formats i plantilles. Comproveu que tots els preus de l’oferta són correctes, que s’ajusten al format requerit i que no s’arrodoneixen de forma automàtica si cal emprar plantilles electròniques.

5. Presentar abans de finalitzar el termini

Esgotar els terminis per presentar l’oferta pot ser una pràctica freqüent però arriscada. No presentar la proposició a temps us exclou automàticament del procés i tot l’esforç invertit servirà per a no res. Assegureu-vos, doncs, que disposeu del temps suficient. En l’actualitat els sistemes de licitació electrònica us permeten agilitar el procés de presentació, però no espereu al darrer minut: el sistema pot estar sobrecarregat, anar lent o pujar els arxius pot portar-vos més temps de l’esperat. 

Conserveu sempre una còpia de la documentació presentada amb tots els seus annexos. Això no és només necessari per tenir referència del què s’ha enviat i per a la gestió de l’expedient, sinó que també us resultarà útil com a base de coneixement per a futures licitacions.

Si heu licitat anteriorment como si esteu interessat en fer-ho ara, els nostres serveis us proporcionen del suport que us cal. Per a obtenir més informació contacteu-nos avui mateix en el telèfon 603.872.005 o en el correu info@texidotenders.com

Entrades recents