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Diciembre y enero son habitualmente meses de gran actividad en el ámbito de las licitaciones. Con frecuencia las administraciones hacen públicas nuevas contrataciones o se adjudican expedientes en estas fechas para poder iniciar el contrato con el nuevo año. Esto supone un estrés adicional por cumplir con los plazos, y porque coincide en el tiempo con reuniones, informes, festivos, vacaciones del equipo…

Por ello, es importante asegurar que en estas fechas se dispone del adecuado soporte para asumir nuevos expedientes o gestionar sus contrataciones.

Planifique con tiempo

Dedicar tiempo a planificar estas semanas y anticipar necesidades le ayudará a reducir el estrés y a asumir con más facilidad puntas de trabajo e imprevistos:

  • Revise el calendario. A parte de los días festivos, incluya en su planificación las reuniones de empresa y aquellas tareas que deben completarse en este período y que le restaran tiempo en la preparación y gestión de los contratos.
  • Asegúrese de contar con el equipo necesario para asumir cualquier expediente que llegue en el último momento.
  • Infórmese de antemano de las fechas en que no estarán en la oficina las personas de referencia de los departamentos clave, y quién será la persona de contacto en su ausencia.
  • Identifique aquellos contratos que pueden prorrogarse o sufrir modificaciones en estas semanas.
  • Compruebe que los repositorios de documentación que pueda necesitar están completos y actualizados

Definir escenarios y políticas

Dicho de otro modo, prepárese para el “qué pasa si…”. Siempre hay situaciones que no podremos prever, pero identificar posibles escenarios y cómo actuar nos ayuda a clarificar qué hacer y a encontrar soluciones. ¿Qué pasa si llega un expediente y en la fecha de entrega no está el apoderado? ¿Qué pasa si no podemos presentar en plazo porque nuestro técnico de referencia no está en la oficina? ¿Cómo priorizamos los expedientes si llegan todos para la misma fecha?… Llegado el momento, le resultará más fácil resolver la cuestión si cuenta con una política que clarifique la toma de decisiones.

Delegar con una guía.

En ocasiones quedan temas pendientes que tenemos que transferir en nuestra ausencia a otra persona. La cuestión es que no deberíamos delegar nada sin unas notas de cómo debe realizarse el trabajo. La persona a la que confiamos la tarea no siempre está al corriente de todos los detalles o de los procesos. Por ello, es una buena idea incluir una nota detallando qué hacer con esa tarea, las personas a contactar y los pasos a seguir. Puede parecer a simple vista innecesario, sin embargo, contribuye a resolver el tema de forma satisfactoria y le ahorrará tiempo a la vuelta.

Disponer de un servicio de soporte para su equipo

Cuando normalmente se preparan y manejan las contrataciones dentro de la empresa, se hace difícil la idea contar con soporte externo. Pero esto no tiene por qué ser complicado. Disponer de un servicio de soporte ayuda a su equipo a enfrentarse a la carga de trabajo propia de estas fechas. También puede aprovechar estos días para ocuparse de temas para los que habitualmente no dispone de tiempo, mientras el día a día está cubierto.

Nuestros servicios pueden proporcionar mayor o menor apoyo de acuerdo con sus necesidades. Desde la preparación de expedientes a la gestión de tareas del ciclo de vida de los contratos, pasando por la preparación de informes, bases de datos o puesta al día de sus archivos.

Para obtener más información sobre nuestros servicios, contáctenos hoy mismo en el teléfono 603.872.005 o en el correo info@texidotenders.com

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