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Licitar puede ser una buena oportunidad de negocio, pero también un proceso estresante y, en ocasiones, complejo. Por ello, tener en cuenta estos cinco puntos básicos le ayudarán en la preparación de sus expedientes.

1. Planificar

No espere a que se publique la convocatoria para establecer sus políticas y definir las estrategias para el producto. Valide también los términos y condiciones generales para su servicio. Trabajar previamente estos aspectos le ayudará a clarificar su posicionamiento y sus procesos internos para licitar.

Siempre que sea posible anticipe necesidades (materiales, certificaciones, traducciones, etc.). Una revisión de sus repositorios de documentación le permitirá completarlos y actualizarlos. Tenerlos a punto le ahorrará tiempo que puede dedicar a cubrir una necesidad de último momento (por ejemplo, preparar un material que se le solicita por primera vez).

Una vez publicada la convocatoria, incluya en su agenda el plazo de presentación y reserve el tiempo suficiente para preparar su propuesta. Licitar es un proceso que puede llevarle mucho más tiempo del que parece a primera vista. Las prisas, especialmente cuando los plazos de presentación son cortos, no contribuyen a estructurar una oferta consistente e incluso pueden llevarle a cometer errores, no siempre subsanables.

Una buena práctica para organizarse es contabilizar el tiempo necesario para preparar el expediente con planificación inversa, es decir, planificando todas las actividades que precisa y su duración, incluida la reserva de tiempo para revisiones, partiendo de la fecha tope de presentación hacia atrás. Esto le dará una idea del tiempo disponible y de la carga de trabajo, permitiéndole organizarse mejor.

2. Leer la documentación al completo

Una vez haya identificado un expediente en el que le interesa participar, obtenga cuanto antes los pliegos y documentación. Para estar al corriente de cualquier cambio y actualización, así como para recibir información relevante sobre el proceso, es conveniente subscribirse al expediente. En la actualidad muchas plataformas facilitan este servicio de subscripción.

Lea detenidamente los términos y condiciones de la contratación. Una primera lectura puede informarle de los datos clave del expediente (plazo, productos, precios de salida, criterios de evaluación, requisitos), pero no decida su participación hasta haber leído la documentación por completo y en detalle. En ocasiones, las condiciones de la contratación no se ajustan al servicio que su empresa puede prestar.

A medida que revisa los pliegos, tome notas y clarifique aquellos puntos sobre los que tenga dudas. Anote también en su agenda las fechas clave del expediente para tenerlas a mano.

3. Comprender los criterios de evaluación

Un aspecto importante en la licitación es comprender los requisitos exigidos y cómo va a ser evaluada la oferta. Antes de decidir su participación y de empezar a preparar las documentaciones, clarifique aquellos aspectos que le plantean dudas. En caso contrario, puede que pase por alto información relevante para perfilar su oferta o, incluso, que no sea valorada adecuadamente. Confirme, por tanto, que puede dar respuesta a los criterios exigidos y valide con su equipo las condiciones específicas para la contratación y aquellos elementos que van a conformar su proposición.

Al elaborar su oferta es posible que parte de la información empleada pueda ser reutilizada en el futuro. Esto le supondrá un importante ahorro de tiempo, pero no olvide adaptar y personalizar esa información en base a cada expediente y a los criterios de evaluación exigidos. Licitar viene a ser como un examen en el que hay que responder a lo que nos preguntan. Por ello, incluya en su proposición la información necesaria y significativa, pero no sobrecargue la documentación con datos extra que no van a ser tomados en consideración. Piense además en la persona que debe leer su propuesta y póngaselo fácil con una documentación ordenada, legible y que sigue el formato exigido.

4. Dos ven más que uno

Antes de presentar su proposición, pida que la revise alguien más a parte de usted. Un segundo par de ojos le ayudarán a confirmar que todo está correcto y a detectar posibles errores o inconsistencias. Esto incluye la ortografía de los escritos.

Ponga especial atención en verificar la oferta económica, máxime si hay que cumplimentarla en diferentes formatos y plantillas. Compruebe que todos los precios de su oferta son correctos, que se ajustan al formato requerido y que no se redondean de forma automática si debe emplear plantillas electrónicas.

5. Presentar antes de finalizar el plazo

Apurar los plazos para presentar la oferta puede ser una práctica frecuente, pero arriesgada. No presentar su proposición a tiempo le excluye automáticamente del proceso y todo el esfuerzo invertido servirá para nada. Asegúrese, pues, de que dispone del tiempo suficiente. En la actualidad los sistemas de licitación electrónica le permiten agilizar el proceso de presentación, pero no espere al último minuto: el sistema puede estar sobrecargado, ir lento o subir los archivos puede llevarle más tiempo del esperado.

Conserve una copia de la documentación presentada con todos sus anexos. Esto no es sólo necesario para tener referencia de lo que se ha enviado y para la gestión del expediente, sino que también le resultará útil como base de conocimiento para futuras licitaciones.

Si ya ha licitado con anterioridad como si está interesado en hacerlo ahora, nuestros servicios le proporcionan el soporte que necesita. Para obtener más información contáctenos hoy mismo en el teléfono 603.872.005 o en el correo info@texidotenders.com

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