FAQ – Preguntas frecuentes

Antes de preparar un presupuesto, considero la complejidad de cada expediente, la disponibilidad del cliente y otros agentes que intervienen en el proceso, los plazos de presentación de la documentación, el tiempo necesario para revisión, cargar o imprimir y ensamblar.

Reunión inicial
Programamos una reunión inicial para identificar los requisitos del expediente, la estrategia de la empresa, el plazo de presentación y las fecha claves a nivel interno.

A fin de preparar esta primera reunión, es necesario que me haga llegar los pliegos de su interés para poder revisarlos.

Planificación / Gestión del expediente
Una vez identificados los mensajes clave, los diferentes agentes en el proceso, responsabilidades y plazos, se elabora un calendario del expediente que incluye los materiales, entregables y datos que cada uno de los agentes debe proveer para la elaboración de las documentaciones.

Coordinamos los diferentes agentes y departamentos que intervienen en el proceso para cumplir con los plazos y que no se vean afectados negativamente o retrasados por otras partes en el proceso de licitación.

Redacción y revisión
Preparamos las documentaciones y redactamos la propuesta de acuerdo con su estrategia. Se revisa el borrador para garantizar que los mensajes claves se han incorporado y que se han completado las documentaciones.

Para preparar las documentaciones contamos con los materiales que nos facilita su empresa, entre los que figuran expedientes anteriores, materiales del producto y de la empresa, certificados, evidencias, así como toda aquella información relevante que contribuirá a dar respuesta a los requisitos del cliente final. En este sentido, trabajaré en estrecha colaboración con su empresa a fin de destacar el valor diferencial de su producto y resaltar los mensajes clave en su oferta.

Edición y ensamblaje
Una vez completado el expediente, puede optar por editar y ensamblar las documentaciones usted mismo o que le ayude a hacerlo.

Si prefiere hacerlo usted mismo, le remitiré toda la documentación.

El período de tiempo para completar una oferta depende completamente del número de lotes o referencias a las que opte el cliente, la complejidad y los requisitos del expediente, los plazos y del grado de disponibilidad de los materiales y evidencias que soportarán la oferta. Los expedientes relativamente pequeños pueden completarse en una semana, mientras que los más grandes y complejos pueden requerir semanas.

Cuanto antes, mejor.

Algunas empresas retrasan su decisión hasta el último momento, cuando apenas queda margen para presentar las documentaciones. Licitar requiere planificación y preparación. Además, los plazos de tiempo pueden ser muy ajustados, por lo que dejarlo para el último momento no es una buena idea:

  • En primer lugar, porque no hay margen para revisar la documentación y hacer una propuesta de calidad.
  • En segundo lugar, porque puede necesitar documentos y datos de otros departamentos, y que no estén disponibles de forma inmediata.
  • Finalmente, es posible que en esas mismas fechas esté trabajando para otra empresa.

Siempre puede haber algún expediente que le llegue de imprevisto y con un plazo de presentación muy corto. En este caso, contácteme de inmediato para ayudarle y evaluar si podrá presentarlo en plazo.

Por ello, la planificación y preparación previa le ayudarán a reducir el tiempo de respuesta. Es importante que haya definido con antelación su estrategia para el producto y cómo abordar las licitaciones. Así, sus propuestas serán más sólidas y podrán adaptarse mejor a los requisitos del cliente final. Además, disponer de tiempo suficiente no sólo le facilitará completar las documentaciones, sino también ajustar su propuesta y revisar el contenido.

En este sentido, contar con materiales y respositorios (Tender Toolkits, Bid Libraries) adaptados y actualizados contribuirán a presentar documentaciones de calidad y a minimizar el estrés en plazos de tiempo muy ajustados.

Solicite información o consulte la sección servicios para ver cómo puedo ayudarle a estar preparado para su próximo expediente.

Dependiendo de las características del servicio, éste puede prestarse de forma remota o en sus oficinas.

Algunos servicios pueden realizarse íntegramente de forma remota. Otros pueden combinar el servicio remoto con determinadas tareas en sus instalaciones. En otros casos, resulta imprescindible llevar a cabo el servicio en sus oficinas.

Para determinar las características del servicio me reuniré con usted y los principales agentes de su empresa, y poder así discutir sus necesidades, establecer las relaciones de trabajo y coordinar las actividades.

El servicio está ubicado en Barcelona, pero puedo desplazarme a otras zonas para reuniones con su equipo o para la prestación de servicios de dedicación completa durante un largo periodo, como puede ser cubrir una baja.

Tenga en cuenta  que los viajes y alojamiento para asistir a reuniones fuera del área de Barcelona no se incluyen en el presupuesto.

Trabajo por orden de llegada. Por lo tanto, si una compañía me contacta para un expediente en el que ya estoy trabajando, desestimaré el encargo.

La única excepción es si en el mismo expediente hay múltiples lotes y los clientes optan a diferentes lotes.

Los precios de los servicios no se detallan en la web. Cada proyecto se presupuesta dependiendo de una serie de factores (tipo de servicio, complejidad del expediente, número de referencias, número de días de trabajo, reuniones, desarrollo y recopilación de datos, materiales, etc.)

Si desea participar en una licitación, le recomiendo que me envíe el expediente de su interés y le facilitaré un presupuesto sin compromiso.

También puede contactarme para comentar el tipo de servicio que más se ajusta a sus necesidades.

Puede elegir un servicio integral para sus expedientes, o seleccionar servicios concretos a medida de acuerdo con sus necesidades. Nuestros servicios incluyen la preparación y redacción de las documentaciones, la gestión y externalización de las contrataciones, la adaptación de materiales, el desarrollo de documentaciones, repositorios, informes, bases de datos.

Contacte para ampliar la información y discutir sus necesidades. También puede consultar nuestros servicios y ver qué puede encajar mejor con sus necesidades

Es posible que, en determinados momentos, su equipo deba enfrentarse a la preparación de diversos expedientes de licitación, a la gestión de las contrataciones en distintas fases de tramitación, a prórrogas o extensiones de contrato, actualizaciones de precios o cambios en el mercado…
¡y que todo coincida en el tiempo!

No espere a que su equipo esté desbordado.

Dispone de diversos servicios, flexibles y a medida, para dar soporte a su equipo. Servicios que le permiten externalizar íntegramente o parcialmente alguno de sus expedientes y la gestión de las contrataciones, y que en base a sus necesidades, pueden prestarse de forma remota o en sus instalaciones.

Mientras su equipo se centra de un expediente clave o aborda varios expedientes a la vez, me ocupo de otros expedientes o de la tramitación y gestión de las contrataciones, escritos, bases de datos, actualización de sus sistemas… trabajando en estrecha colaboración con su equipo.

Solicite información o consulte la sección servicios para ver cómo puedo ayudar a su equipo.

Los Tender Toolkits y Bid Libraries son bases de datos, colecciones de documentos y modelos tipo empleados cuando se redactan las documentaciones de los expedientes de licitación.

Son herramientas de gran utilidad. Disponer y tener al día los materiales y las evidencias que soportan su oferta le ahorrará tiempo y mejorará la calidad de sus documentaciones.

Sin embargo, preparar y revisar estos repositorios puede resultar, en ocasiones,  laborioso y desalentador. Su creación y actualización no debería dejarse nunca para el último momento. Hacerlo con anticipación, y no en el momento en que está preparando un expediente, le ayudará en la planificación y preparación de los expedientes, y también a reducir el tiempo de respuesta.

Si desea crear un repositorio, adaptarlo o ponerlo al día, contácteme. Estaré encantada de ayudarle.